一、建设目的：希望能够从西语学院学生中获取到学生们对西语团学工作的意见以及团学建设的建议，实现团学与同学们之间的交流。

二、团学信箱的运行

①团学信箱的宣传：

1） 通过西语和风（微博、人人）的基础上宣传团学信箱的诞生及作用。

2） 通过班长群发飞信宣传团学信箱的 诞生及作用。

3） 通过调研部的调研问卷中再次强调团学信箱的存在和用途。

4） 新闻部、宣传部可可从日常工作中宣传团学信箱（新闻部的新闻、宣传部的海报等）

②团学信箱的工作安排：

1） 由调研部直接负责查阅、回答学生来信，每三天查阅一次。

2） 遇到需要注意的来信及建议应当在全委会上提出，由全委会讨论并决定回信内容。

③团学信箱的用途：

1） 获取西语学院学生对团学工作的反馈以及团学工作的建议。

2） 构建西语团学与学生们之间的工作交流桥梁，解答对团学工作上的疑问。

3） 只作对团学工作的意见、建议接收和回复用途，不用于宣传学院其他活动。

4） 要求学生们交至信箱的内容应与团学工作有关，禁止与信箱工作无关的邮件发到团学信箱中。

三、团学邮箱的监管

直接由主席团监视团学信箱的使用，调研部负责日常管理和工作处理。

四、团学信箱注意事项。

1）关于微博名、微博个人介绍、首微博的说明：

微博名、微博个人说明的修改应与主席团商量，如无特殊需要，则：

1、微博名应固定为：“西语学院团学信箱”

2、微博个人介绍应固定为：“如您对我院团学工作存在疑问或建议，欢迎编写邮件发至西语团学信箱：xytxyx@sina.com”

3、首微博应固定为：“如果您对我学院团学工作存在着疑问或者想对我学院的团学工作提出建议，请将您的疑问或建议编写成发送至西语团学邮箱：xytxyx@sina.com 。我们将尽快解答您的疑问或对您的建议进行讨论回复。欢迎关心团学建设您的出谋划策，跟我们一起为团学的未来奋斗。”

 

2）关于信箱收件箱的邮件保存问题：

1、除与信箱工作内容无关的邮件可以随意删除外，其他邮件一律不得擅自删除。

2、有实际意义内容的邮件应尽量保存，如邮箱容量已满，按时间推移从第一封邮件开始删除。

3、邮箱管理者应注意对邮件保存，如邮箱已满而第一封邮件距离收到之日尚未满三个月，应将邮件另存至其他地方。

3）关于对邮箱收到的疑问及建议的回复问题：

1、回复口吻应注意正式认真，用语严肃正经。

2、回复内容应注意客观性以及用于的得体性。

3、除调研部安排的邮箱管理员外，他人不得随意回复。

4、邮箱管理员要注意所回复邮件的保存。

4）关于邮箱安全问题

1、密码不能告之除主席团及调研部安排的邮箱管理员外的其他人。

2、邮箱的密码的修改需与主席团商量

3、密保问题及答案应在团学交接工作中由上一届调研部部长告之下一届调研部部长。

4、手机和安全邮箱的绑定需要在团学换届时更改。